RPA ტექნოლოგია Royal Mail Group-ში
კლიენტის მიმოხილვა
Royal Mail დიდ ბრიტანეთში არსებული საფოსტო და საკურიერო კომპანიაა, რომელსაც საფუძველი 1516 წელს ჩაეყარა. კომპანიის შვილობილი Royal Mail Group Limited, მართავს ისეთ ბრენდებს როგორიცაა Royal Mail და Parcelforce Worldwide.
პროცესის ტიპი
ფინანსური და ადამიანური რესურსების გაზიარება.
2018/19 წლებში RPA ტექნოლოგიამ Royal Mail-ის საბაზრო ღირებულება $ 4.5 მილიონით გაზარდა.
ყოველდღიური საფოსტო მომსახურება ჩვენი ცხოვრების განუყოფელი ნაწილია. აღსანიშნავია, რომ დიდ ბრიტანეთში, მოსახლეობის 85% Royal Mail-ს ადგილობრივი კულტურისა და საზოგადოების მნიშვნელოვან წევრად მიიჩნევს. მიუხედავად ამისა, მომსახურებისა და კომუნიკაციის ციფრულ მოდელზე გადასვლა მაინც ქმნის საკმაოდ რთულ გამოწვევებს. ბრიტანეთის წამყვანი საფოსტო კომპანიის სტატუსი Royal Mail-ს აიძულებს მუდმივად გაზარდოს საკუთარი ეფექტურობა. ამ ყველაფრის გათვალისწინებით, კომპანიამ გადაწყვიტა UiPath-თან თანამშრომლობა, რათა წარმატებით განახორციელოს პროცესების რობოტიზაციის(RPA) დანერგვა.
Royal Mail დიდი ბრიტანეთში დაფუძნებული ერთ-ერთი უძველესი კომპანიაა, რომელსაც 500 წლის ისტორია აქვს. დღესდღეობით კომპანიაში 160,000-ზე მეტი ადამიანია დასაქმებული. Royal Mail-ს ყოველწლიურად 1.8 მილიარდი ამანათი და 14 მილიარდ წერილი მიაქვს ადრესატამდე. მიუხედავად ამისა, მომგებიანობის შენარჩუნებისა და ბიზნეს მიზნების მისაღწევად, კომპანია ვალდებულია პრაგმატულად და ეფექტიანად იმოქმედოს თითოეულ ბიზნეს სექტორში.
„მარვინი და უინსტონი ერთ-ერთი ყველაზე მარტივი პროცესებია, რომელთა რობოტიზაციაც პირველ ეტაპზე განვახორციელეთ. რობოტებმა ეფექტურად ჩაანაცვლეს 2 ადამიანის ექვივალენტის ძალისხმევა. თუმცა, ჩვენ შევძელით კიდევ უფრო მნიშვნელოვანი რამის დემონსტრირება: თუ როგორ გეხმარება რობოტი იმ პროცესების დახვეწაში, რომლის ავტომატიზაციასაც თავად ახორციელებს.” - გერი ტერნერი, RPA ტექნოლოგიის დანერგვის ხელმძღვანელი, Royal Mail.
2017 წელს, Royal Mail-ის პროცესების გამარტივებისა და ავტომატიზაციის გუნდის ხელმძღვანელმა ვენდი ჰალტონმა ჩამოაყალიბა კონცეფციის მტკიცებულება, იმის დემონსტრირებისთვის, თუ რა სარგებლის მოტანა შეუძლია ავტომატიზაციას ბიზნესისათვის. ჰალტონი ამბობს: ”მე ვნახე RPA მოქმედებაში და მსურდა, მეჩვენებინა თუ რამდენად ფართო შესაძლებლობები აქვს ამ კონკრეტულ მიმართულებას. ტექნოლოგიების განვითარებასთან ერთად ყველა კომპანია, მათ შორის Royal Mail იძულებულია შეიმუშაოს ახალი საოპერაციო მოდელი. სწორედ ამ მიზეზით ვიწყებთ ციფრული შესაძლებლობების ფართო მოკვლევას. Royal Mail-ს შეუძლია იყოს ნომერ პირველი ავტომატიზაციის ლოკალური კომპეტენციის ჩამოყალიბებაში, რაც თავის მხრივ ხელს შეუწყობს როგორც ხარჯების დაზოგვას, ისე თანამშრომლების პროდუქტიულობის საგრძნობლად ამაღლებას.”
მარვინი, უინსტონი, რუბი
RPA კონსულტანტების დახმარებით (PWC), ვენდი ჰალტონმა ჩამოაყალიბა მცირე გუნდი და დაიწყო უშუალოდ პროცესების რობოტიზაციაზე მუშაობა. შედეგად შეიქმნა სამი რობოტი, რომლებიც შემდგომში კონცეფციის მტკიცებულებად გადაიქცა. თითოეულ რობოტს მიენიჭა საკუთარი სახელი, რათა გამარტივებულიყო მათი ინტეგრაცია პერსონალთან. "მარვინმა" მომხმარებლის შექმნის პროცესის ავტომატიზება ჩაიბარა, ხოლო "უინსტონს" მომწოდებელთან მონაცემების მიმოცვლა ხვდა წილად. პროცესები თითქმის იდენტური გახლდათ - რობოტს უწევდა მონაცემების შემოწმება, ვალიდაცია და ერთი ფორმიდან მეორე ფორმაში გადატანა. რამდენიმე კვირაში ორივე პროცესის რობოტიზაცია წარმატებით იქნა ჩაშვებული.
ავტომატიზაციის საშუალებით გუნდა აღმოაჩინა, რომ მომხმარებელთა პროფილების შექმნისათვის გამოყენებული ფორმების 40% არასწორად იყო შედგენილი. მონაცემები შეცდომით ისახებოდა ან საერთოდ არ იძებნებოდა. გუნდმა ასევე დაადგინა, რომ არასწორი ფორმები არ უბრუნებოდა ავტორს. ამის მაგივრად, თანამშრომელი რომელსაც ევალებოდა მომხმარებლის პროფილის შექმნა თავად ასწორებდა ფორმებს, რაც კიდევ უფრო ამრავლებდა შეცდომებს. ახალი მოდელის გათვალისწინებით, მარვინი ავტომატურად აბრუნებდა ფორმას ავტორთან და უთითებდა ადგილს სადაც აუცილებელი იყო ცვლილებების შეტანა. სულ რაღაც 3 კვირაში არასწორი ფორმების რაოდენობა შემცირდა 75%-ით.
ვენდი ამბობს: „მარვინი და უინსტონი ზედმეტი ძალისხმევისა და პრობლემების გარეშე შეერწყა სამუშაო პროცესს. რუბისთან კი ამგვარად აღარ გაგვიმართლა. ჩვენ შევეცადეთ HR და რეკრუტინგის შიდა პროცესების სრული ავტომატიზაცია მოგვეხდინა, თუმცა დავალება ძალიან დიდი, რთული და კომპლექსური აღმოჩნდა. ”
რუბი უმკლავდებოდა თითქმის ყველა ამოცანას: ვაკანსიების განთავსება, აპლიკაციების მართვა, გასაუბრებების დანიშვნა და სხვა. მიუხედავად იმისა, რომ ავტომატიზაცია მუშაობდა, იგი არ იყო ეფექტური და ვერ აკმაყოფილებდა მომხმარებლის მოთხოვნებს. ეს გახდა საკმაოდ მნიშვნელოვანი ფაქტორი ვენდისა და მისი გუნდის მომავალი ავტომატიზაციების განხორციელების პროცესში.
„რუბის მაგალითზე ნათლად დავინახეთ, რომ არ შეიძლება ყველა პროცესის ერთიანი ავტომატიზაცია. RPA ტექნოლოგიის ეფექტურად გამოყენებისათვის აუცილებელია იმ კონკრეტული დავალებების იდენტიფიცირება, რომლებიც სრულად შეესაბამება ავტომატიზაციის მოთხოვნებს. შეცდომის გამოსწორება 6 დამატებითი ავტომატიზაციით შევძელით. ამ შეცდომამ საკმაოდ გაზარდა ჩვენი კომპეტენცია და მოგვცა მნიშვნელოვანი გამოცდილება, რაც შემდგომი რობოტების შექმნაზე დადებითად აისახება.“ - ვენდი ჰალტონი, პროცესების გამარტივებისა და ავტომატიზაციის გუნდის ხელმძღვანელი, Royal Mail.
მარტივი არის საუკეთესო
ავტომატიზაციის გუნდმა 2017 წლის სექტემბერში ჩამოაყალიბა Centre of Excellence, რომელსაც განსაკუთრებით მნიშვნელოვანი დავალებები დაეკისრა. ამის შემდეგ, ექსკლუზიურად ავტომატიზაციაზე ორიენტირებულ საქმიანობას პროცესების გამარტივება შეემატა.
გერი განმარტავს: ”გასათვალისწინებელია, რომ თუ RPA ტექნოლოგიას გამოიყენებთ არასწორი/ცუდი პროცესის ავტომატიზაციისათვის, მიიღებთ იმავე არასწორ/ცუდ პროცესს თუმცა მეტად სწრაფს. კომბინირებული მიდგომის უპირატესობა იმაში მდგომარეობს, რომ მისი დახმარებით ხდება ამგვარი ხარვეზების იდენტიფიცირება, რაც პროცესის გარშემო არსებული პრობლემების გამოსწორების საშუალებას იძლევა. ამასთან ერთად, შესაძლებელია პროცესების სტანდარტიზაცია და ხშირად გამოყენებადი კომპონენტების გაშაბლონება, რომელთა გამოყენებაც ხელმეორედ იქნება შესაძლებელი.“
პროცესის გამარტივება გუნდს ეხმარება იმ კონკრეტული პროცესების იდენტიფიცირებაში, რომელთა ავტომატიზაციაც საუკეთესო შედეგს მოიტანს. ამის შემდეგ იწყება შერჩეული პროცესისათვის საჭირო და აუცილებელი ელემენტების მომზადება შემდგომი რობოტიზაციისათვის.
„მენეჯმენტისათვის ცხადი გახდა რამდენად დიდი გავლენა ჰქონდა RPA ტექნოლოგიას ხარჯების შემცირებასა თუ თანამშრომელთა პროდუქტიულობისა და კმაყოფილების გაზრდაზე. გამომდინარე აქედან, Royal Mail-ში გაჩნდა ახალი ინტერესი - მათ სურდათ რომ ავტომატიზაციას ბევრად მასშტაბური სახე მიეღო.“ - ვენდი ჰალტონი, პროცესების გამარტივებისა და ავტომატიზაციის გუნდის ხელმძღვანელი, Royal Mail.
RPA ტექნოლოგიის მასშტაბური და სტრატეგიული დანერგვა Royal Mail-ში
მომდევნო ცხრა თვის განმავლობაში რობოტების რაოდენობა 9-დან 50-მდე გაიზარდა. დაიწყო იმ ბიზნეს მიმართულებების ამოცნობა, რომლებიც საჭიროებდა გამართვას და გაცოცხლებას. მომდევნო ეტაპი კი ყველა პროცესის სათითაოდ შესწავლა და ავტომატიზაციისათვის იდეალური პროცესების იდენტიფიცირება გახლდათ. რობოტიზაციისათვის შერჩეულ იქნა 2 მიმართულება - ფინანსები და HR. ორივე დეპარტამენტს საკმაოდ რთულად მისაღწევი მიზნები ჰქონდა დასახული და შესაბამისად საჭიროებდა ეფექტური ნაბიჯების გადადგმას.
მიდგომა მარტივი და ეფექტური იყო: ”თანამშრომლების დახმარებით დავიწყეთ 5-დან 10-მდე სხვადასხვა მარტივი პროცესი იდენტიფიცირება, რომელთა რობოტიზაციაც მოესწრებოდა მოკლე ვადებში და საგრძნობლად გაამარტივებდა სამუშაო პროცესს. რობოტიზაციის მიზანი არ იყო მხოლოდ ცალკეული ხარჯების დაზოგვა. მთავარი მიზანი გახლდათ ხარჯების მაქსიმალური დაზოგვა, რაც ყოველი პროცესის გამართვით იყო შესაძლებელი. ჩვენ ვარაუდით, RPA ტექნოლოგიამ Royal Mail-ის საბაზრო ღირებულება $ 4.5 მილიონით გაზარდა.“ - გერი ტერნერი, RPA ტექნოლოგიის დანერგვის ხელმძღვანელი, Royal Mail.
რობოტების დანერგვის შთამბეჭდავი ტემპის შესანარჩუნებლად თითოეული რობოტიზაციის სრულად ჩაშვებას საშუალოდ 4–დან 6 კვირამდე სჭირდებოდა. გუნდი მეტი ყურადღებით მოეკიდა ტესტირებისა და მხარდაჭერის ეტაპს, რამაც განაპირობა პროცესების მაღალი ხარისხი.
”RPA ტექნოლოგიის ინტეგრაცია ხშირ შემთხვევაში დეპარტამენტების დონეზე ხორციელდება. აღსანიშნავია, რომ დანერგვამდე არსებული ნორმები სრულად თქვენზეა მორგებული და არ ესადაგება IT დეპარტამენტის პრიორიტეტებს. პრაქტიკამ აჩვენა, რომ IT გუნდის საოპერაციო მოდელში ნორმად მიღებული ხანგრძლივი ტესტირება დადებითად მოქმედებს ავტომატიზაციის სტაბილურობაზე.“
”რუბის წარუმატებლობამ საკმაოდ დიდი გამოცდილება მოგვცა. მას შემდეგ ჩვენი ყურადღება მკაფიოდ არის გამახვილებული მაღალი ხარისხის რობოტების წარმოებაზე, რაც გვეხმარება ბიზნესის შიგნით ნდობის მოპოვებასა და არსებული მოთხოვნების ზედმიწევნით შესრულებაში." – საუბრობს ვენდი.
გზა სტანდარტიზებული ბიზნეს ოპერაციებისაკენ
Royal Mail მთელი ბრიტანეთის მასშტაბით 1300-ზე მეტ მიტანის ოფისს ფლობს. თითოეული ოფისი მცირე ბიზნეს მოდელის პრინციპით მოქმედებს. თანამშრომლები ყოველდღიურად ასრულებენ ასობით მცირე, ადმინისტრაციულ დავალებას. აღსანიშნავია, რომ ოფისების სამუშაო მოდელი თითქმის იდენტურია, თუმცა თითოეულ მათგანს შემუშავებული აქვს ოდნავ განსხვავებული მიდგომა. ამ ეტაპზე, გუნდი ეძებს ავტომატიზაციის გამოყენების ისეთ გზებს, რომლებიც ხელს შეუწყობს თითოეულ მიტანის ოფისში არსებული პროცესების სტანდარტიზაციას.
„მიტანის ოფისების ყოველდღიური სამუშაო პროცესი მოიცავს უამრავ მარტივ დავალებას რომლებიც ძირითადად, ინფორმაციის სხვადასხვა ცხრილებში ასახვაში მდგომარეობს. ეს ყველაფერი საკმაოდ დიდ დროსა და ძალისხმევას მოითხოვს. ჩვენ გვსურს იმავე მიდგომის გამოყენება – 5–10 ისეთი პროცესის იდენტიფიცირება, რომლებიც დაეხმარება თითოეულ ოფისს პროდუქტიულობის გაზრდასა და პროცესების გამარტივებაში.“ – ვენდი ჰალტონი, პროცესების გამარტივებისა და ავტომატიზაციის გუნდის ხელმძღვანელი, Royal Mail.
ასევე გაეცანით:
10 000 000 რუპიათი შემცირებული საოპერაციო ხარჯები Max Healthcare-ში
პროცესების ავტომატიზაციით გაზრდილი პროდუქტიულობა და შემცირებული შეცდომების რაოდენობა
გაზრდილი პროდუქტიულობა და შემცირებული უზუსტობები FGILI-ში
პროცესების რობოტიზაცია - ბრენტის თანამედროვე კულტურის ნაწილი
